Prozessautomatisierung, die den Alltag entlastet

Prozessautomatisierung bedeutet, wiederkehrende Arbeitsschritte von Software ausführen zu lassen, statt sie manuell zu wiederholen. Im KMU betrifft das meist die Übergänge zwischen Systemen: Ein Auftrag entsteht im CRM, muss aber auch in die Zeiterfassung, in die Disposition, in die Buchhaltung und am Ende in den Rapport. Jede dieser Übergaben ist heute oft Handarbeit — und genau dort entstehen Tippfehler, Wartezeiten und Rückfragen.

In den meisten Fällen nicht. Automatisierung setzt bewusst auf dem auf, was bereits läuft: Die vorhandenen Systeme bleiben, es wird lediglich die Verbindung zwischen ihnen hergestellt — über offizielle Schnittstellen, über eine Automatisierungsplattform oder, wenn nichts davon existiert, über eine schlanke eigene Anbindung. Ein Systemwechsel wird nur dann empfohlen, wenn eine Software keine Schnittstelle bietet und deshalb dauerhaft blockiert.

Gut geeignet ist alles, was häufig vorkommt, klaren Regeln folgt und heute Copy-and-paste erfordert: Angebote in Aufträge überführen, Stundenrapporte in die Lohnabrechnung übertragen, Eingangsrechnungen erfassen und zur Freigabe leiten, Termine bestätigen, Dokumente ablegen und benennen, Berichte zusammenstellen und versenden, Daten zwischen Webshop und ERP abgleichen. Ungeeignet sind Abläufe, die bei jedem Durchlauf anders sind oder ständig eine Ermessensentscheidung verlangen.

Der Preis richtet sich vor allem nach der Anzahl der beteiligten Systeme, danach ob diese saubere Schnittstellen anbieten, nach der Zahl der Sonderfälle und danach, wie streng die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Fehlerbehandlung sind. Eine einzelne, klar abgegrenzte Automatisierung zwischen zwei Systemen mit vorhandener Schnittstelle liegt deutlich unter dem Aufwand für eine durchgängige Kette über fünf Stationen. Hinzu kommen laufende Plattformkosten, die sich nach dem Volumen richten. Vor Projektbeginn erhalten Sie eine Offerte mit fixem Rahmen.

Zu jeder Automatisierung gehört eine Fehlerbehandlung — das ist kein Extra, sondern Teil der Lieferung. Konkret: Jeder Durchlauf wird protokolliert, Fehler lösen eine Benachrichtigung an eine definierte Person aus, misslungene Durchläufe können nach der Korrektur erneut gestartet werden, und für den Ausnahmefall existiert ein dokumentierter manueller Weg. Ein Ablauf, der bei jeder Störung stillschweigend nichts tut, ist gefährlicher als gar keine Automatisierung.

Das entscheiden Sie. Sie erhalten in jedem Fall eine Dokumentation, die den Ablauf, die Zugänge und die Fehlerbehandlung beschreibt, sowie eine Einführung für die Person in Ihrem Unternehmen, die das Thema betreut. Wenn Sie den Betrieb lieber abgeben, ist eine Wartungsvereinbarung mit definierter Reaktionszeit möglich. Was nicht passiert: eine Abhängigkeit, aus der Sie nicht mehr herauskommen, weil niemand ausser der Beratung versteht, wie es funktioniert.

Die Rechnung ist meist einfach genug, um sie vor der Umsetzung selbst aufzustellen: Wie oft läuft der Vorgang pro Monat, wie viele Minuten kostet er jedes Mal, was kostet eine Arbeitsstunde intern? Wenn ein Ablauf 200-mal im Monat läuft und jedes Mal fünf Minuten braucht, sind das über 16 Stunden monatlich. Dazu kommen die schwerer messbaren Effekte: weniger Fehler, kürzere Durchlaufzeiten, weniger Rückfragen. Automatisierungen mit unklarem Nutzen werden bewusst nicht empfohlen — sie erzeugen Wartungsaufwand ohne Gegenwert.